共享与协作

Odoo 电子表格提供了多种功能，既能实现高效的实时协作，又能确保适当的管控与可追溯性，包括：

访问与共享

原则上，访问 Odoo 电子表格的权限与 文档应用中的任何其他文件 一样处理。角色与权限 要么继承自电子表格所保存的文件夹，要么在电子表格自身层面进行控制。

但是，在访问权限和数据可见性方面，仅包含静态数据的电子表格 与 包含动态 Odoo 数据的电子表格 之间存在需要注意的重要差异。

小技巧

  • 文件夹或电子表格的访问权限可由其所有者或任何拥有 编辑者 权限的用户管理。

  • 拥有 查看者 权限的用户不能直接将电子表格共享给特定用户，但可以复制指向该电子表格的链接。

  • 任何能访问电子表格的用户都可以在菜单栏中点击 文件 ‣ 下载，将其作为 .xlsx 文件下载。如果电子表格包含动态数据，其数值会在下载时刻被固定。

角色与权限

权限使用以下角色进行管理：

角色

视图

编辑

删除

下载 .xlsx

分享

管理角色

使用评论

使用聊天区

所有者

可指定人员或通过链接共享

包括可更改所有者

编辑器

可指定人员或通过链接共享

但不能更改所有者

查看器

仅限通过链接

共享静态电子表格

仅包含静态数据的电子表格可由其所有者或任何拥有 编辑者 权限的用户在内部或外部共享。

为此，请点击电子表格上方右上角的 共享，然后 按需配置访问权限。

共享动态电子表格

如果电子表格包含以下任何内容，即被视为 动态电子表格：

内部共享

包含动态 Odoo 数据的电子表格只能由其所有者或任何拥有 编辑者 权限的用户 共享给内部用户。

但是，能够访问电子表格并不意味着内部用户 看到 原始电子表格中的所有数据。动态 Odoo 数据的可见性取决于内部用户对检索数据所属模型的访问权限，并考虑可能限制访问的任何记录规则。

重要

内部用户打开电子表格时会考虑数据查看权限，电子表格中仅填充该用户有权查看的数据。

示例

销售经理创建了一个包含其团队所有销售人员业绩数据的电子表格。拥有权限 Sales / User: Own Documents Only 的用户只能看到与自己销售相关的数据。

要共享包含动态 Odoo 数据的电子表格，请点击电子表格上方右上角的 共享，然后 按需配置访问权限。

外部共享

包含动态 Odoo 数据的电子表格 不能被外部用户访问。

注解

如果外部用户试图通过链接访问动态电子表格，则会显示错误消息。

如果需要与外部用户共享包含 Odoo 数据的电子表格，其所有者或拥有 编辑者 权限的用户可以创建一个冻结的只读版本。在该版本中，所有 Odoo 公式都会转换为创建冻结版本时刻的值，并且所有指向 Odoo 菜单的链接都会被移除。

要为包含动态 Odoo 数据的电子表格创建冻结版本，请在菜单栏中点击 文件 ‣ 共享 ‣ 冻结并共享，然后 按需配置访问权限。

小技巧

也可以在菜单栏中点击 文件 ‣ 下载，将包含 Odoo 数据的电子表格的冻结版本作为 .xlsx 文件下载。动态数据的数值会在下载时刻被固定。

评论与聊天区

Odoo 电子表格提供了两种与拥有同一电子表格访问权限的其他用户沟通的方式，即使用：

在电子表格中使用评论

评论添加到电子表格的单个单元格中，适合用于讨论电子表格的具体内容。输入 @ 后跟其他协作者的姓名即可通知他们。

重要

只有电子表格的所有者或拥有 编辑者 权限的用户才能在电子表格中使用评论；这两种角色可以执行相同的操作。拥有 查看者 权限的用户看不到评论。

添加评论或回应评论

要添加评论或对评论作出回应：

  1. 如果该评论是：

    • 为该单元格添加的第一条评论，右键单击该单元格，然后点击 插入评论，或在菜单栏中点击 插入 ‣ 插入评论。

    • 对单元格上现有评论串的回应，点击相关单元格或点击评论串以打开该评论串。

  2. 在文本框中输入评论。

    小技巧

    • 点击 图标，然后：

      • 从文档添加 以添加保存在文档应用中的文件

      • 添加 GIF 以添加 GIF（前提是已在 通用设置 中启用此功能）

    • 点击 (添加表情符号) 以添加表情符号。

    • 输入 @ 后跟用户姓名，即可在评论中提及该用户。

  3. 点击 (记录) 图标或按 Enter 键以记录该评论。

点击电子表格中的其他任意位置以关闭评论串。

小技巧

要仅用表情符号回应某条具体评论，请将鼠标悬停在该评论上，点击 (添加回应) 图标，然后选择所需的表情符号。

查看评论

当单元格添加了评论后，该单元格的右上角会出现一个黄色小三角。

要查看单个单元格上的评论串，请将鼠标悬停在该单元格上；点击该单元格或评论串即可打开评论串，以便添加评论。

要查看电子表格中的所有评论，请在菜单栏中点击 视图 ‣ 全部评论。或者，在打开某个评论串后，点击 打开全部评论。

评论 面板会在电子表格右侧打开。默认显示电子表格 所有工作表 的评论串，并按工作表分组。如需仅查看当前工作表的评论串，请在 筛选评论 字段中选择 当前工作表。

在 评论 面板中点击某个评论串即可将其打开。

编辑或删除评论

注解

电子表格的所有者或拥有 Editor 权限的用户可以编辑或删除任何评论。

要编辑评论：

  1. 将鼠标悬停在评论上，然后点击 (省略号) 图标。

  2. 点击 编辑。

  3. 进行所需的修改，然后点击 保存 或按 Enter。要中止编辑，请点击 取消 或按 Escape。

小技巧

已修改的评论会在文本末尾添加 (已编辑)。

要删除评论：

  1. 将鼠标悬停在评论上，然后点击 (省略号) 图标。

  2. 点击 删除。

  3. 点击 确认 以确认删除操作。

解决评论线程

要解决评论线程：

  1. 访问 评论 面板：从菜单栏点击 视图 ‣ 全部评论。或者，在打开评论线程的情况下，点击 打开全部评论。

  2. 点击相关评论线程的 (省略号) 图标，然后点击 解决此线程。

解决后，该评论线程不再可直接在电子表格上访问，但仍在 评论 面板中可见；已解决的线程通过 (勾) 图标来标识。

要重新打开已解决的评论线程，请从 评论 面板中点击相关评论线程的 (省略号) 图标，然后点击 重新打开此线程。

使用电子表格的聊天区线程

针对特定电子表格单元格的 评论 适用于讨论电子表格的具体元素，而电子表格的 聊天区线程 则可用于更通用的讨论。

要访问电子表格的聊天区线程：

  1. 在打开 文档 应用的情况下，导航到保存该电子表格的文件夹或分区。

  2. 在右上角选择 (列表) 视图。

  3. 选择相关电子表格，然后在右上角紧邻视图选择器处点击 (信息与标签) 按钮。或者，在选中电子表格的情况下，点击 操作 按钮，然后选择 (信息与标签)。

电子表格的聊天区线程会在屏幕右侧打开，位于电子表格的 详情面板 下方。