文档¶
通过 Odoo 说明文档 ，您可以在 Odoo 中存储、查看和管理文件。
文件夹和文档被组织成可从树中访问的部分。在左边。以下部分是可用的：
全部 : 显示用户有权访问的所有文件夹和文件。
公司 ：包含全公司共享的文件夹和文件。访问权限由为该文件夹和文件定义的 访问权限 决定。
我的驱动器 : 用户的个人工作空间，用于组织和访问他们拥有或上传的文件和文件夹。
与我共享 : 包括已与用户共享但不属于他们有权访问的任何父文件夹的文件。
最近 : 显示用户有权限查看或编辑的最近修改的文件。
回收站 ：存储 已删除的文件和文件夹 。
点击树中的某个部分以查看其内容。选择一个文件夹以打开它、 管理它 并访问其文件。
点击文件以打开它并 执行可用操作 。要关闭文件，请按 Esc 键或点击 (关闭) 图标。您还可以通过拖放文件或文件夹，将其移动到另一个文件夹或分区。
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配置¶
删除延迟¶
默认情况下，移至回收站的项目会在30天后被永久删除。要调整此延迟，请转到 并编辑 删除延迟（天） 字段。
文件集中管理¶
文件集中化管理功能可将与特定应用关联的所有文件自动整理到专用文件夹中。每个应用在安装时，此功能默认启用。若要禁用文件集中化管理、修改默认文件夹或配置要添加到特定应用文件的标签，请前往 ，并在 文件集中化管理 部分编辑相关设置。
小技巧
对于 会计 文档，无法禁用文件集中化管理。系统会为每种日记账类型（例如：销售、采购、银行等）自动创建一个子文件夹，并将日记账名称作为标签添加到每个文档上。点击 日记账 可编辑要同步的日记账列表，并定义其对应的文件夹和标签。
对于 人力资源 文件，系统会为每位员工自动创建一个子文件夹，并根据文件类型（例如： 合同 、 工资单 等）将特定标签添加到文件中。您还可以通过输入所需的文件夹名称（以逗号分隔）来自动创建额外的 员工子文件夹 。
注解
更改文件夹或标签仅影响新文件；现有文件保持不变。
当为某个应用程序启用文件集中管理时，在该应用程序中删除记录会将其附件移动到文件管理应用程序的废纸篓中。
文件夹¶
您可以在 公司 或 我的驱动器 部分的文件夹中组织文件。
要创建文件夹，请在树状结构中选择所需的分区，点击 新建 ，然后选择 文件夹 。在弹出窗口中，输入文件夹的 名称 ，然后点击 保存 。要创建子文件夹，请先选择父文件夹，然后按照相同的步骤操作。
注解
某些文件夹和子文件夹会根据 文件集中管理设置 自动创建。
要管理文件夹或子文件夹，请选择它并点击树状结构上方的 ( 操作 ) 图标。菜单中提供以下选项：
下载 : 将文件夹及其文件和子文件夹下载为.zip 文件。
重命名 : 修改文件夹的名称
共享 ：共享文件夹并管理其访问权限.
添加星标 ：将文件夹标记为收藏以便更快访问。此设置是用户特定的，不会影响其他用户的工作区。然后您可以使用 已加星标筛选器 快速导航到您收藏的文件夹。
信息与标签 ：查看文件夹的 详细信息 和聊天区。
移至回收站 ：将文件夹及其内容移动到 回收站 。
选择时的操作 ：定义文件夹中文件可用的服务器操作（作为按钮）。点击某个操作以添加或移除它。点击 添加自定义操作 以 创建新的操作 。
自动化：创建 自动化规则。
AI 自动排序：使用 Odoo AI 自动整理文件夹中的文件，并根据提供的 AI 提示词触发操作。在弹出窗口的下半部分为您的提示词添加相应的操作。此选项需要安装 Odoo AI 应用。
小技巧
切换到列表视图可以：
同时管理多个文件夹。
导出 或 插入到电子表格 中（一个或多个文件夹）。
快速执行操作，例如 共享 、 下载 、 重命名 等。将鼠标悬停在文件夹行上，并点击行末的相应图标以执行所需操作。
文件¶
要上传文件，请在树状图中选择所需文件夹，点击 新建 ，然后选择 上传 。
小技巧
在 Odoo 在线数据库中，每个上传的文件不得超过 64MB。
您还可以将文件从计算机拖放到文档应用中的目标文件夹。
URL 链接¶
要添加一个 URL 链接（例如，一个视频）并使其可以从文件夹访问，请点击 新建 并选择 链接 。输入 URL ，添加一个 名称 ，并选择适当的 文件夹 。
电子表格¶
要创建电子表格，请点击 新建 并选择 电子表格。
更多内容
管理文件¶
打开文件时，顶栏中有若干可用按钮：
操作 菜单，包含下述选项
共享 ：用于 共享文件并管理其访问权限
下载
任何为该文件夹定义的 按钮
操作 菜单中提供以下选项：
复制：创建文件的副本。在弹出窗口中，选择或创建目标文件夹，然后点击 复制到 目标文件夹名称。
移至回收站：将文件移动到 回收站。
重命名
信息与标签：查看文件的 详细信息 和聊天区。
移动 ：将文件移动到另一个文件夹。在弹出窗口中，选择或创建目标文件夹，然后点击 移动到 目标文件夹名称。
创建快捷方式：快捷方式是指向文件的指针，无需复制文件即可从多个文件夹访问。在弹出窗口中，选择或创建目标文件夹，然后点击 创建快捷方式，目标为 目标文件夹名称。
管理版本：按上传顺序查看文件的所有版本、下载特定版本，或在需要时上传新版本。
锁定：保护文件不被修改。
复制链接：复制文件的 URL 以便共享。访问权限根据文件的 访问权限 进行控制。
拆分 PDF：拆分 PDF 文件。
小技巧
您可以使用针对特定文件夹的 电子邮件别名，将发送到该别名的文件自动保存到对应的文件夹中。
切换到列表视图可以：
同时管理多个文件。
导出 或 插入到电子表格 中（一个或多个文件）。
快速执行操作，例如 共享 、 下载 、 重命名 等。将鼠标悬停在文件行上，并点击行末的相应图标以执行所需操作。
拆分与合并 PDF¶
要将一个 PDF 分割成单个或多个页面组，请打开该 PDF，点击 操作 按钮，并选择 拆分 PDF 。如果需要，可以点击页面之间的 (剪刀) 图标来移除拆分点，然后点击 拆分 以确认。
要合并 PDF 文件，请按照以下步骤操作：
导航到包含您要合并文件的文件夹。
按住 Ctrl 键并点击相关文件。
点击 操作 按钮并选择 合并 PDF 。
如有需要，点击 添加文件 从您的电脑中浏览并选择 PDF 文件。
点击文件之间的 (剪刀) 图标。
点击 拆分 即可将其合并。
注解
原始 PDF 将被合并后的版本替换。
小技巧
按 Shift + S 可在页面之间添加或移除所有拆分点。
要删除特定页面，请选择该页面，然后点击 删除。
请求文件¶
向用户请求文件，以提醒他们上传特定文件。为此，请按照以下步骤操作：
点击 新建 并选择 请求。
输入 文档名称，并在 请求对象 字段中选择您向其请求的人。
如果需要，设置 截止日期 ，编辑文件应添加到的 文件夹 ，添加 标签 ，并编写 消息 。
点击 请求。
所选文件夹中会创建缺失文件的占位符。一旦文件可用，点击该占位符即可上传。
小技巧
您还可以从 计划活动列表 中请求文档。
要查看所有已请求文件的列表，请切换到文档应用的活动视图并前往 已请求文档 列。点击某个已请求文件的日期以查看其详细信息。然后您可以：
使用 (上传) 按钮上传文件；
使用 (编辑) 按钮编辑活动；
使用 (取消) 按钮取消活动；
发送提醒邮件。如有需要，点击 预览 查看提醒邮件的内容，然后点击 立即发送。
要为所有已请求文件发送提醒邮件，请点击 (省略号) 图标（位于 已请求文档 列中），并选择 文档请求：提醒。
详细信息面板¶
要查看文件夹或文件的信息和标签，请选中该文件夹或文件，然后点击 图标（针对文件夹）或 操作 按钮（针对文件）并选择 :信息与标签 。
小技巧
或者，对于文件夹，您也可以点击视图图标旁边右上角的 (信息与标签) 按钮。
详细信息面板支持以下操作：
更改文件所在的文件夹或文件夹的名称。
查看文件或文件夹的大小以及文件夹的项目数量。
更改文件或文件夹的所有者和联系人。默认情况下，创建文件或文件夹的用户被设为其所有者，并拥有其完全访问权限。要更改此设置，请从下拉列表中选择所需的用户。联系人是指仅对文件或文件夹拥有 查看者 访问权限 的人员，例如，数据库中的现有供应商。
访问 沟通栏 。
要关闭详细信息面板，请点击右上角的 移除 按钮。
注解
用户若要从其用户配置文件查看文件，必须被设置为联系人并且至少拥有 查看者 访问权限 。
电子邮件别名¶
您可以使用电子邮件别名，将发送到该别名的文件自动保存到特定文件夹。要为文件夹设置电子邮件别名，请按照以下步骤操作：
确保在 通用设置 中配置了 自定义别名域名 。
选择应保存文件的文件夹。
点击视图图标旁右上角的 (信息与标签)。
在详细信息面板中，输入所需的电子邮件别名。
可选：指定 活动类型 和负责人，以便通过该别名接收到文件时创建一个 活动。
可选：选择要自动应用于通过该别名创建的文件的 标签。
注解
发送到该别名且没有附件的邮件将被转换为文件，并使用邮件主题作为文件名。
更多内容
关联记录¶
要将文件链接到特定记录，请从 关联到 下拉菜单（可通过其占位符 无关联模型 识别）中选择相应的模型，然后选择所需的记录。
注解
如果为某个特定应用启用了 文件集中管理，则通过上传附件向文档应用添加文件时，会自动在文件的 关联到字段 中添加对应的记录。
分享及访问权限¶
注解
仅当您拥有编辑权限时，才能共享文件夹和文件并编辑其访问权限。
可在以下内容上设置访问权限：
文件夹：选择该文件夹，点击 (齿轮) 图标，并选择 共享。
文件：打开文件并点击顶栏中的 共享。
小技巧
切换到列表视图，可一次性共享或管理多个文件或文件夹的访问权限。
要向特定用户或联系人授予访问权限，请按照以下步骤操作：
在 (邀请人员) 字段中，从下拉菜单选择要授予访问权限的用户或联系人，或输入其电子邮件地址。
注解
在向外部联系人授予访问权限之前，必须先启用 通过链接访问。
将 角色 字段设置为 查看者 或 编辑者。
如有需要，可关闭 通知 开关以避免发送通知邮件。
点击 共享 授予访问权限（带或不带通知），或点击 复制链接 将共享链接复制到剪贴板。
小技巧
要移除权限或为其设置到期日期，请将鼠标悬停在相关联系人上，并分别点击 (移除) 或 (日历) 按钮。
要为 内部用户 或 通过链接访问 配置 常规访问，请选择 查看者、编辑者 或 无 （以完全限制访问）。对于 通过链接访问，您还可以指定文件夹或文件是否 可发现 （即可通过浏览访问）。点击 保存 应用更改，然后点击 复制链接 将共享链接复制到剪贴板。
注解
每个文件夹和文件的 URL 都包含分配给它的访问权限。当您共享指向某个文件夹的链接时，接收者会被引导至一个专用门户，在其中可以查看该文件夹中的文件，但不包括限制访问的文件。
门户用户 可以通过客户门户点击 文档 卡片，访问他们有权查看或编辑的文件夹和文件。
跨应用管理文件¶
您可以从任何记录将文件保存到文档应用，或将文档应用中的现有文件附加到记录。
要将附件保存到文档应用，请将鼠标悬停在记录聊天区中的附件上，并点击 (添加到文档) 图标。
要从记录的聊天区将文件附加到记录，请点击 从文档添加 图标，选择所需文件，然后点击 从文档添加 以添加原始文件，或点击 粘贴链接 以插入指向该文件的链接（并保留文档的 访问权限）。
要将文档应用中的文件插入 Odoo 富文本编辑器，请输入
/file，然后选择所需文件，点击 从文档添加 以添加原始文件，或点击 粘贴链接 以插入指向该文件的链接（并保留文档的 访问权限）。
使用 AI 进行文件数字化¶
财务文件夹中可用的文件可以进行数字化处理。选择该文件，点击 创建供应商账单、创建客户发票 或 创建客户贷项通知单，然后点击 发送进行数字化。
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