供应商往来账

供应商账单可以通过 手动 或 自动 创建。 供应商未到期付款报表 提供了所有未到期的账单的概述，以帮助确保按时支付正确的金额。

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账单创建

手工

手动创建供应商账单，请访问 会计 ‣ 供应商 ‣ 账单 ，然后点击 新建 。

小技巧

或者，也可以从会计仪表盘创建供应商账单：

  • 点击 新建 按钮，从 采购 日记账中。

  • 或者点击 (竖向更多) 按键中的 采购 日记账。然后从 新建 菜单中选择 账单 。

自动

供应商账单可以自动创建，并通过向采购日记账关联的 电子邮件别名 发送邮件，或 上传 PDF ，自动创建供应商账单。

注解

  • 账单上传后，PDF 文档会显示在屏幕右侧，便于填写账单信息。

  • 账单可进行 数字化 以自动完成填写，并可 与采购订单匹配，使用现有采购订单的明细替换 OCR 识别的数据。

  • Services such as digitizing scanned or PDF vendor bills in Odoo require In-App Purchase (IAP) credits.

要自动过账所选供应商的账单，请访问 会计 ‣ 供应商 ‣ 供应商 并选择相关供应商。在 会计 页签下 通用 区域，将 自动过账账单 字段设置为以下选项之一：

  • 总是

  • 连续 3 次无需编辑的确认后询问

  • 从不

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Document digitization

完成账单

无论账单是手动创建还是自动创建，都要确保以下字段填写正确：

  • 供应商: 选择供应商时，Odoo 会根据供应商联系记录以及先前的采购订单和账单中的信息自动填写部分内容。

  • 账单参考: 添加供应商提供的销售订单参考号。收到产品时，该字段用于 匹配 产品。

  • 自动完成: 选择先前的账单/采购订单以自动完成单据。应先填写完 供应商 字段，再填写此字段。

  • 账单日期: 选择单据的开具日期。

  • 会计日期: 如有需要，更新单据的会计登记日期。

  • 付款参考: 一旦登记付款， 备注 字段会自动包含付款参考号。

  • Recipient Bank：表示将进行付款的账号。通过批量付款文件（如NACHA和SEPA Direct Debit）付款时需要此字段。

  • 支付账单时，必须指定 到期日期 或 支付条件。

  • 日记账: 选择应使用哪个日记账记录账单，以及使用哪种 货币。

在 发票行 选项卡中：

  • 要访问产品目录，请点击Catalog。

  • 选择产品和数量，然后点击 返回账单 回到供应商账单；所选的目录项目会显示在供应商账单行中。

  • 如有需要，更新 数量、 价格 和 税项 字段。

小技巧

如果账单行不对应数据库中现有的产品，请点击 添加一行 并为该账单行输入描述，而不将其关联到产品。

注解

如果供应商处于欠货（back-order）状态并按产品发运情况分批开具发票，或供应商发送部分账单或要求支付定金，则同一采购订单可能开具多张账单。此时，多张账单可能具有相同的 账单参考。

采购订单匹配

Matching a purchase order (PO) with a vendor bill verifies that billed quantities and prices align with the original order, ensuring payment accuracy.

小技巧

To display the Purchase Order column in a vendor bill, click the (adjust settings) icon and enable Purchase Order.

Matching to an existing PO

If a purchase order exists for the created vendor bill, use one of the following methods:

  • To automatically fill in the bill lines using all lines from the selected purchase order, click the Auto-Complete field and select the relevant purchase order:

    • A smart button displaying the purchase order number appears at the top of the vendor bill.

    • All bill lines are automatically populated to reflect the matched purchase order.

    • The corresponding purchase order number appears in the Purchase Order column of the vendor bill.

  • To match a vendor bill with specific purchase order lines, follow these steps:

    1. Click the PO Matching smart button to access the Purchase Matching list view, which displays all purchase order lines linked to the vendor on the bill.

      注解

      Only received products from purchase order lines appear in the Purchase matching list view.

    2. Select the relevant purchase order lines and the draft vendor bill (shown in grey).

      小技巧

      If needed, update the Quantity and Price in the purchase order lines. This will also update the corresponding purchase order.

    3. Click Match.

    Back in the vendor bill:

    • The PO Matching smart button displays the matching percentage with the corresponding purchase order.

    • A smart button displaying the purchase order number appears at the top of the vendor bill.

    • The bill lines are updated to reflect the matched purchase order lines.

    • The corresponding purchase order number appears in the Purchase Order column of the vendor bill.

注解

If quantities or prices on the vendor bill differ from the purchase order, these changes are highlighted in the Purchase Order column:

  • An (exclamation triangle) icon indicates a change in quantity.

  • A downward arrow appears if the vendor bill price is lower than the purchase order price, while an upward arrow indicates a higher price.

Processing without a pre-existing PO

If no purchase order exists for the vendor bill, follow these steps:

  1. Once the vendor bill is created and completed, click the PO Matching smart button.

  2. Select the draft vendor bill from the list (shown in grey), and click Add to PO.

  3. In the Add to Purchase Order window, click Add Products to create a new purchase order directly from the vendor bill lines.

  4. In the new purchase order, click Receive, then Validate.

  5. Use the breadcrumbs to return to the new purchase order, then click the Vendor Bills smart button to go back to the draft vendor bill:

    • The PO Matching smart button displays the matching percentage with the corresponding purchase order.

    • A smart button displaying the purchase order number appears at the top of the vendor bill.

    • The corresponding purchase order number appears in the Purchase Order column of the vendor bill.

确认账单

单据填写完成后，点击 确认 。状态将变为 已过账 ，并根据供应商账单信息生成日记账分录。确认时，Odoo 会从预定义的 序列 中为每张供应商账单分配一个唯一编号。

注解

一旦确认，供应商账单将无法再更新。如需更改，请点击 重置为草稿 。

自助开票

自开票是一种由客户代表供应商生成供应商账单并将副本发送给供应商留存的工作流程。它消除了供应商向客户发送供应商账单的需要，在客户拥有更可靠交易数据的行业中很常见。它还缩短了付款时间，因为客户无需等待供应商开具供应商账单。

Odoo 支持生成自开票供应商账单和自开票信用凭证，两者都可以通过电子邮件和 Peppol 发送。

配置

要在 Odoo 中配置自开票，首先专门为自开票创建一个单独的采购日记账：

  1. 导航至 会计 ‣ 配置 ‣ 日记账。

  2. 点击新建按钮。

  3. 在弹出的窗口中，点击 采购日记账。

  4. 输入 日记账名称。

  5. 在高级设置选项卡中，启用自开票。

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日记账

创建自开票

自开票可以手动和自动创建。创建自开票时，请确保直接从会计仪表板上的自开票采购日记账创建它们，或手动将自开票的日记账设置为自开票采购日记账。

注解

自开票的序列包含业务伙伴的数据库 ID（也称为内部 ID），使每个业务伙伴的序列唯一。

发送自开票

要在创建并确认自开票后发送它,点击发送。在发送弹出窗口中，选择发送方式（即通过电子邮件、通过邮政和/或通过 Peppol），然后点击发送。

注解

  • 如果通过Peppol发送自开票，首先配置您的 Peppol 注册，然后验证供应商是否已向 Peppol 注册。要执行此操作，转到会计 ‣ 供应商 ‣ 供应商，然后执行联系人验证流程。

  • 并非每个 Peppol 接入点都支持自开票。请与您的供应商核实他们的接入点是否支持。

要一次发送多张自开票，请在日记账的列表视图中选中它们，然后点击 发送。在弹出的窗口中将注明每种发送方式会发送多少张自开票，此时点击 发送。

重要

发送 按钮仅在从 会计仪表板 进入自开票日记账的列表视图时才会显示；从菜单进入常规的供应商账单列表视图时不会显示。

注解

批量发送时，发送方式由供应商的 发票发送偏好 决定。

付款与对账

要登记付款，请点击 付款 。在 付款 窗口中，选择 日记账、 支付方式、 金额 和 货币 。

当支付的 金额 小于供应商账单的剩余总金额时，该付款为 部分付款 ，且 付款差额 字段会显示未清余额。

如果已在供应商账单上正确设置 付款参考 ， 备注 字段会自动填写。如果该字段为空，请选择供应商发票编号作为参考。

然后点击 创建付款 。账单上会出现 收款中 / 部分 横幅，直到账单完成 对账 后，其状态更新为 已付款 。

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账龄应付账款报告

要总览未清的供应商账单及其到期日期，请转到 会计 ‣ 报告 ‣ 应付账款账龄 。

点击供应商旁的 (右箭头) 图标，即可查看其所有未清账单的详细信息，包括到期日期和金额。

注解

点击 PDF 或 XLSX 分别生成 PDF 或 XLSX 文件。